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培训需求分析——实践篇

培训时我们经常说要教会别人方法论/套路,那么方法论到底应该包含哪些要素呢,至少有5个核心要素:思路、流程、工具、案例、练习,篇幅原因我尽量把前三个要素讲清楚;

 

下图是需求调研的流程:

 

 

首先我们要搞清楚调研的目的,这是大家经常忽略的一个环节,总觉得边干边想办法解决,其实我们需要在开始前,就想清楚整个链条下的关节环节,是不是闭环,是不是有漏洞,甚至可以简单推演一下,尽量做到胸有成竹。

 

虽然需求调研场景一般分为年度需求调研、单一项目调研、单次授课调研,工作强度依次递减,但是基本思路和工具是一致的。我们需要想清楚:

 

1、为什么需要做这次调研?

 

2、需要通过调研拿到什么信息?

 

3、信息颗粒度到什么程度?

 

4、希望通过本次调研解决什么问题?

 

5、大概需要找谁调研?

 

6、用哪些方法调研?

 

7、周期多长时间?

 

等等,一句话总结就是“需要头脑清醒”,想明白目的就成功了一半,剩下的都是技术活。

 

其次我们要搞清楚调研对象是谁,通常有两个角色。一个是客户,即提出需求的人,大概率也是资源支持者和效果验收者,这个人群一般也是业务方的领导,人数不是很多,通常用访谈的方法。第二个是用户,即未来参与学习项目的学员,这个人群通常数量比较多,有些还要根据业务条线去划分,调研方法主要会用到问卷、小组访谈、工作任务分析几个方法。因此在开始调研前,我们需要搞清楚被调研的人选名单。

 

针对客户我们需要深挖需求背景,他认为的痛点,以及痛点的影响因素,他心中认为的评价标准等,搞清楚来龙去脉,以便后期准备针对性的方案。对于用户,往往是收集需求,验证客户提出的一些想法是否跟实际情况吻合。

 

如果是年度需求调研,建议先问卷后访谈,有一定的基础数据再去聊会有针对性,如果是单一项目调研,建议先访谈客户在访谈用户。

 

然后我们需要准备资料并实施调研,第一类是文档资料,再去访谈之前我们先看看业务方的相关数据、过往的培训资料、业务报告、OA发文等一切你认为有价值的信息,这也是咨询公司一般的做法,这样可以帮你构建一个对业务的基本认知,让业务认为你至少了解一些情况。

 

第二类是编写访谈大纲,有时候大家觉得我跟业务领导挺熟的,聊聊就好了,不需要大纲,但是当你谈的时候就会发现,虽然聊得挺开心的,氛围也很好。但是回来一想,你要的关键信息都没有抓到那就浪费了双方的时间。所以你不是一个经常访谈需求的人,那还是老老实实写大纲并预判他的答案。

 

我们以单一项目需求访谈举例说明:

 

 

结合上图的逻辑,大家可以看看自己平常设计访谈大纲的逻辑是否流畅,实际应用中,你想通过这个问题得到什么答案比题干本身更有价值,因为场景稍有变化,你的问题甚至语言风格、语气语调都有差异,文字都不足以传神表单。

 

有了大纲我们还需要有一套访谈的流程:

 

第一步:澄清需求、明确边界,其实访谈的大部分时候都在做这个事情,挖掘他的痛点到底是什么,然后用信息分析的漏斗去澄清哪些是培训能搞定的,那些是非培训能搞定的,然后明确你能交付的边界在哪里。

 

第二步:提议思路,根据访谈的信息最好你也能在现场说说接下来你准备怎么干,至少分解各阶段,大致思路是什么。对于很多同学来说这个环节可能有点难,但是建议多练练,因为现场的交流和碰撞是达成共识的重要环节,也至少让业务方知晓你是如何思考的,他也参与了你的方案,而不是事后被动去听你说你的培训计划。一般到这个环节访谈就结束了,但是有些专业的客户还会问你,你打算具体怎么做?

 

这就需要第三步:解释方法论,你需要基于你的理解阐述你做事情的方法论模型,不管你学了那个流派,这个时候就需要你用“北冥神功”融会贯通,通俗易懂的说出来。

 

第四步:介绍相关案例和答疑,如果你第一次做,没有案例可介绍,你也可以说说其他公司/行业,同类问题是如何解决的,别人家的方案是什么。考验你知识储备的时候就来了。推荐大家看看市面上的一些案例集。

 

这种访谈才是充分的访谈,才是有访有谈。至于说话的技巧、现场的观察和揣摩,实话实说这个要靠经验的积累,第一次就像驾轻就熟还是差点火候的。

 

经常还有同学问我,饶老师访谈我问到什么程度就可以结束了?我整理了一个参考原则给大家,你会发现,如果前面访谈目标定的好,你知道要什么信息,结束就比较容易,如果你不知道要什么,你就很难判断今天访谈是否成功。

 

 

实际工作中,我们有时候还需要针对用户去做一些验证性的访谈,但是人数有比较多,也不能都一对一访谈,这就需要我们采用小组访谈的方法。具体流程参考下图:

 

 

第三类是调研问卷,之所以用问卷是希望快速收集大量学员的信息,所以被调研对象建议不要少于100人,否则就凸显不出来这个工具的价值了。在开始调研前我们还需要了解以下几个问题:

 

 

通常我们在设计调研问卷的时候有一个错觉,总觉得先问了再说,然后回来再分析那些选项,我认为这是给自己挖坑的节奏,其实每一个题干和选项你都需要预判学员的答案,这个选项说明了什么问题,然后回收以后再去做合并同类项的分析才是有价值的。

 

调研问卷设计思路参考下图:

 

 

下发问卷最头疼的是回收数量和质量,这是因为我们设计好问卷直接就邮件或者OA下发了,学员不了解、不重视所以很难提高回收质量,建议在你的公司组建一个“学习顾问”虚拟小组,当然这个小组不只是为了做调研,也可以在日常的培训工作中给你支持。“学习顾问”通常选择不同业务条线老总秘书担任,因为人头熟、可以“狐假虎威”,你做好问卷以后可以设计2页PPT,说明页+二维码,然后做一个简单的在线启动会,他们只需要帮你吆喝一下,扫码填写的质量和数量就会好很多。

 

那么下发1000份问卷,回收多少就可以合理分析呢?刚看下面回收量表

 

连续数据举例说明:请问你的身高是多少?(1.75)这样的数据很精确,但是有时候因为敏感学员不愿意填写,会增加回收难度。分类数据举例说明:请问你的身高是多少?(C)

 

A:1.6以下  B:1.6—1.7 C:1.7—1.8  D:1.8以上

 

这样学员愿意填写,但是数据精准度差一些。通常一份问卷既有连续数据又有分类数据,建议就高回收。所以1000个人,至少要回收278份有效问卷,你的分析信度、效度才有保障。

 

 

第四类就是工作任务分析法了,这是一个便捷高效的方法,可以针对一个具体的岗位做深入分析,这样就可以拿到岗位工作内容的原始数据,而且一期工作坊可以同步完成多个岗位的分析。这是一个独立的方法论,培训江湖已有多篇文章阐述,在此不深入展开;

 

接下来就进入第五步:分析数据了,如果是回收的调研问卷,我们需要先初步排除废卷(信息不全、明显乱填),然后根据业务条线或者岗位,分类合并同类项找出高频选项,做初步判断。特别提醒:调研问卷并不能直接推导出培训课程,还需要进一步通过访谈验证确认。

 

如果是访谈,则需要基于访谈信息做一些分类,这个环节大家经常是忽略的,往往是直接就给方案了,但是我建议,作为方法论的学习和应用,尽量还是动手写一写,锻炼一下你的信息漏斗的思维,我也帮大家整理了一份图表,供参考:

 

 

第六步就是明确结论及时反馈了,尽管在调研中访谈中我们做了一些及时沟通反馈,但是最终调研结束还是需要有一份书面材料的,一方面是给自己领导一个汇报,另外一个方面是给业务方的一个“呈堂证供”,及时了解他们对你的解决方案的意见,最重要的是作为培训管理者,你可以有一个存档资料,既是复盘的材料也是个人成长的见证,还是跳槽时的一份利器!

 

针对反馈也有以下几个思考的问题。

 

 

工具表单有点多,建议大家结合自己的事情工作做一些消化和调整,更贴近自己公司的实际情况,做完需求调研接下来就是一个一个的针对性培养方案了,他们之间的重要接口就是“培训目标”!

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