问题场景

 

你是否曾莫名其妙被通知开会，不清楚会议的目标，也没有明确的议程？

 

会议上总是少数人在发言，其他人都是沉默的大多数？

 

会议开着开着，话题就跑偏了，变成吐槽大会和扯皮大会？

 

会议开完就完了，没有任何下文和结论，该解决的问题仍悬而未决？

 

依据网络的调查统计，57%的调查者认为职场当中70%的会议无效和浪费时间！没有什么比低效的会议更加让人倍感烦躁，既浪费时间又没有成效。

 

面对无效的会议，你是否找到了破解的好方法？如果你希望让会议变得富有成效，让所有人对会议有参与感和贡献，并能够有充满动力去执行，你需要了解下引导式会议的方法和工具。

 

核心理念

 

高效的会议，应该有明确的目的和产出，并且有一套高效的引导流程和时间管理技巧，让所有人清晰地聚焦会议议题，在遵守规则的情形下高效地分享观点、达成共识，并制定出后续的行动计划。

 

 

高效会议CSA引导框架

 

——【芬兰】Pepe Nummi 《从困境走向成功：引导者的实用手册》

 

CSA引导结构简洁明了，可以用于团队召开解决问题方面的会议，下页列出了你作为主持人时可以通过CSA三个阶段引导团队澄清问题/目标，商讨解决方案并制定出行动计划的引导流程和思考框架。

 

思考框架

 

CSA高效会议引导问题框架

 

开场之前，主持人说明：

 

1）这次会议的目的是什么？

 

2）通过这次会议需要达成的产出是什么？

 

1.问题/目标澄清：

 

我们需要解决的关键问题有哪些？

 

引导流程：

 

1）发散：请用便利贴列出当前要解决的问题，一个便利贴一个问题

 

2）收敛：投票选出最紧急要解决的问题（不超过3个）

 

2.解决方案头脑风暴

 

引导流程：

 

如果有超过1个问题要讨论，每次聚焦一个问题，开展一次发散/收敛过程。

 

1）发散：每个人将解决思路写到便利贴上，一张便利贴一个点子（头脑风暴）

 

2）收敛：对便利贴上的点子进行合并同类项，并且将点子进行排序（方案筛选）

 

3.行动计划

 

引导流程

 

1）针对这个问题，接下来采取哪些行动？具体的负责人、完成时间和检验标准是什么？

 

 

运用示范

 

以下通过一个真实的高效会议研讨案例，展示如何在90分钟内对问题进行界定和产出。

 

我在一家培训公司担任顾问期间，客户CEO提出目前的直播课程缺乏一套规范流程，每个老师的做法不一样，造成听众体验不佳，急需对直播课程形成一套规范的操作指引，让不同的老师有较为统一的直播行为准则。

 

开场之前，我作为主持人说明：这次会议的目的是要讨论目前在直播课运营中出现哪些问题，并且开发出一套“直播课的规范流程及操作指引”，用于引导直播讲师在直播课中进行遵守执行。 

 

1.问题/目标澄清

 

我们需要解决的关键问题有哪些？

 

第一， 目前直播流程中存在哪些明显的问题。

 

第二， 如何通过一套流程和动作指引进行规范。

 

我的引导过程：

 

1） 发散：请用便利贴列出当前要解决的问题，一个便利贴一个问题

 

2）收敛：

 

对问题进行合并同类项，整理出一共三大流程十个问题。

 

直播前4个问题、直播中4个问题、直播后：2个问题。

 

并让每位问题的提出者向所有人解释，这是个什么问题，通过举例说明让所有人理解每个问题代表的是什么。

 

2.解决方案头脑风暴

 

我的引导过程：

 

按照直播三个阶段，分三次讨论直播前、直播中和直播后要解决的问题。

 

每个阶段的讨论过程如下：

 

1）发散：每个人把针对这个阶段的问题解决思路写到便利贴上，一张便利贴一个点子（头脑风暴）

 

2）收敛：对便利贴上的点子进行合并同类项，并且将点子进行排序（方案筛选）

 

通过三次讨论，形成对每个阶段直播问题的研讨结果，并整合成一套直播行为规范，在团队内达成共识。

 

3.行动计划

 

我的引导过程，针对这个产出的直播行为规范，接下来采取哪些行动？具体的负责人、完成时间和检验标准是什么？