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高效会议CSA引导框架您了解吗?

问题场景

 

你是否曾莫名其妙被通知开会,不清楚会议的目标,也没有明确的议程?

 

会议上总是少数人在发言,其他人都是沉默的大多数?

 

会议开着开着,话题就跑偏了,变成吐槽大会和扯皮大会?

 

会议开完就完了,没有任何下文和结论,该解决的问题仍悬而未决?

 

依据网络的调查统计,57%的调查者认为职场当中70%的会议无效和浪费时间!没有什么比低效的会议更加让人倍感烦躁,既浪费时间又没有成效。

 

面对无效的会议,你是否找到了破解的好方法?如果你希望让会议变得富有成效,让所有人对会议有参与感和贡献,并能够有充满动力去执行,你需要了解下引导式会议的方法和工具。

 

核心理念

 

高效的会议,应该有明确的目的和产出,并且有一套高效的引导流程和时间管理技巧,让所有人清晰地聚焦会议议题,在遵守规则的情形下高效地分享观点、达成共识,并制定出后续的行动计划。

 

 

高效会议CSA引导框架

 

——【芬兰】Pepe Nummi 《从困境走向成功:引导者的实用手册》

 

CSA引导结构简洁明了,可以用于团队召开解决问题方面的会议,下页列出了你作为主持人时可以通过CSA三个阶段引导团队澄清问题/目标,商讨解决方案并制定出行动计划的引导流程和思考框架。

 

思考框架

 

CSA高效会议引导问题框架

 

开场之前,主持人说明:

 

1)这次会议的目的是什么?

 

2)通过这次会议需要达成的产出是什么?

 

1.问题/目标澄清:

 

我们需要解决的关键问题有哪些?

 

引导流程:

 

1)发散:请用便利贴列出当前要解决的问题,一个便利贴一个问题

 

2)收敛:投票选出最紧急要解决的问题(不超过3个)

 

2.解决方案头脑风暴

 

引导流程:

 

如果有超过1个问题要讨论,每次聚焦一个问题,开展一次发散/收敛过程。

 

1)发散:每个人将解决思路写到便利贴上,一张便利贴一个点子(头脑风暴)

 

2)收敛:对便利贴上的点子进行合并同类项,并且将点子进行排序(方案筛选)

 

3.行动计划

 

引导流程

 

1)针对这个问题,接下来采取哪些行动?具体的负责人、完成时间和检验标准是什么?

 

 

运用示范

 

以下通过一个真实的高效会议研讨案例,展示如何在90分钟内对问题进行界定和产出。

 

我在一家培训公司担任顾问期间,客户CEO提出目前的直播课程缺乏一套规范流程,每个老师的做法不一样,造成听众体验不佳,急需对直播课程形成一套规范的操作指引,让不同的老师有较为统一的直播行为准则。

 

开场之前,我作为主持人说明:这次会议的目的是要讨论目前在直播课运营中出现哪些问题,并且开发出一套“直播课的规范流程及操作指引”,用于引导直播讲师在直播课中进行遵守执行。 

 

1.问题/目标澄清

 

我们需要解决的关键问题有哪些?

 

第一, 目前直播流程中存在哪些明显的问题。

 

第二, 如何通过一套流程和动作指引进行规范。

 

我的引导过程:

 

1) 发散:请用便利贴列出当前要解决的问题,一个便利贴一个问题

 

2)收敛:

 

对问题进行合并同类项,整理出一共三大流程十个问题。

 

直播前4个问题、直播中4个问题、直播后:2个问题。

 

并让每位问题的提出者向所有人解释,这是个什么问题,通过举例说明让所有人理解每个问题代表的是什么。

 

2.解决方案头脑风暴

 

我的引导过程:

 

按照直播三个阶段,分三次讨论直播前、直播中和直播后要解决的问题。

 

每个阶段的讨论过程如下:

 

1)发散:每个人把针对这个阶段的问题解决思路写到便利贴上,一张便利贴一个点子(头脑风暴)

 

2)收敛:对便利贴上的点子进行合并同类项,并且将点子进行排序(方案筛选)

 

通过三次讨论,形成对每个阶段直播问题的研讨结果,并整合成一套直播行为规范,在团队内达成共识。

 

3.行动计划

 

我的引导过程,针对这个产出的直播行为规范,接下来采取哪些行动?具体的负责人、完成时间和检验标准是什么?

 

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